「オキャックマ」とは何ですか?

「自分にとって初めてのお客さまなのに『いつもの』と言われてもわからないよ…」

「訪問先の手土産、前の担当者は何を持って行っていたんだろう?」

このような状況に、心当たりはありませんか?心地よいおもてなしの鍵は、口頭で伝えれば忘れてしまうような些細なことの中に隠れています。

オキャックマは、同じ組織内にいるスタッフと気軽に情報を共有し、おもてなしを支援するために誕生しました。

→メニューに戻る

「メモ」とは何ですか?

お客さまと話したこと、お客さまについて知ったこと、他のスタッフと共有したいこと、自分の普段の業務についての覚書などを記録・共有するためのものです。

組織内の特定の人だけが見られるように公開範囲を設定したり、お客さまに送ったメールを添付ファイルごとメモとして保存できたりと、使い方はあなたの自由です。

→メモを書いてみる

→メニューに戻る

例:リストランテ△△http://okyakkuma.comお客さまのお気に入りレストラン

URLの後ろで改行していただくと正常に開けるようになり、読みやすくもなります。お試しください。

例:リストランテ△△ http://okyakkuma.com
お客さまのお気に入りレストラン

→メニューに戻る

iPhone/iPadから使用している際、メモに添付するための写真を撮影したところ『問題が起きたため、このページを再読み込みしました』と表示されてしまい写真を添付できません。

iOSのバージョンが最新ではない場合、ブラウザのバージョンによってファイルアップロード機能に不具合が起こります。iOSをアップデートしてください。

また、あらかじめ撮影しておいた写真をアルバムから選択することで正常に添付できるケースが多いです。お試しください。

なお、iOSのバージョンは最新・オキャックマのシステムは正常であるにもかかわらず、ブラウザ側の不具合により初回の写真撮影が失敗となるケースが確認されています。お手数ですが2、3度お試しいただくと正常に撮影、添付できる場合があります。

→メニューに戻る

それほどたくさんメモを書いておらず、写真アイコン使用やメモへのファイル添付も少ないのに容量がいっぱいになってしまいました。

他のスタッフが非公開で作成したメモに多くのファイルを添付している、という可能性が考えられます。

不要なメモがある場合は、削除してもらうことをおすすめします。

→メニューに戻る

「組織」とは何ですか?

スタッフが所属する企業・団体のことです。「組織設定」では、所属する企業・団体の名称変更やスタッフの追加、メモの公開範囲について設定できます。オキャックマは、同じ組織内にいるスタッフと気軽に情報を共有し、おもてなしを支援するためのサービスです。

また、1つのアカウントで複数の組織を作成し、所属することもできます。ぜひ多方面でご活用ください。

→組織設定のページへ

→メニューに戻る

作成した組織に利用期限はありますか?

原則として利用期限はありません。

ただし、3か月間全くログイン・更新・閲覧されなかった無料プランおよびアカデミック・NPO向け支援プランの組織は、個人情報流出防止のため組織内のすべてのデータを削除いたします。削除されたデータの復元は承りませんのでご注意ください。

アカウント情報は削除されませんので、複数組織に所属されている場合は、その他の組織を今まで通りご利用頂けます。

削除された組織にのみ所属されていた場合は、ログイン後新しい組織を作成することで引き続きオキャックマをご利用いただけます。

→メニューに戻る

権限(管理者、一般スタッフ、準スタッフ)の違いは何ですか?

組織内の各機能を使用できる範囲が違います。

一般スタッフは一通りの機能を使用できますが、お支払用クレジットカードの登録やプラン変更など、一部の操作ができません。

準スタッフは、一般スタッフの機能制限に加えて、管理者に設定された「お客さまの詳細情報の一部」を閲覧することができません。また、お客さま情報のcsvデータの読み込み・書き出しを行うこともできません。

管理者は、先述の2種類の権限ではできなかったお支払い用クレジットカードの登録やプラン変更、組織の削除等、全ての機能を使用できます。

→メニューに戻る

お客さまの詳細情報を一部しか閲覧・編集できません。お客さま情報のCSVデータの読み込み・書き出しのアイコンが表示されていないため操作ができません。

あなたの権限が「準スタッフ」であるため、管理者の指示により必要な情報のみが表示されており、一部機能が制限されています。

→メニューに戻る

お客さまの個人情報保護のため、管理者以外へのお客さまの詳細情報表示を必要最低限にすることはできますか?

スタッフ一覧のページにて、お客さまの詳細情報を閲覧する必要のないユーザーの権限を「準スタッフ」に変更すると、お客さまの詳細情報の閲覧範囲を制限することができます。

お客さまの詳細情報の閲覧範囲は、管理者のみが変更できます。情報閲覧制限のページから設定してください。

→スタッフ一覧のページへ

→情報閲覧制限のページへ

→メニューに戻る

「タグ」とは何ですか?

「タグ」は「メモ」や「お客さま」や「会社」の分類に使う付箋のようなものです。オキャックマでは、この3種類それぞれにタグを設定して分類・管理することができます。

例えばメモに「要検討-部長会議」というタグをつけておくと、部長会議の際に議題とすべき内容の書かれたメモを素早く検索して表示することができます。

→タグ設定のページへ

→メニューに戻る

新しい「タグ」を作成したいです。

メニューにある「便利な機能」の「タグ設定」のページで、新しいタグを作成・編集できます。また、メモを書いている時やお客さまの情報を登録している時にタグを追加したくなった場合には、その場で直接作成することもできます。

→タグ設定のページへ

→メニューに戻る

「追加入力欄設定」とは何ですか?

既存の項目にない内容を入力しておきたい場合に、メニューにある「便利な機能」の「入力欄設定」のページから、「お客さま」「会社」「部署」「メモ」について入力欄を追加することができます。

項目の追加ができるのは管理者のみです。

→入力欄設定のページへ

→メニューに戻る

間違えて登録した追加入力欄を削除する方法を教えてください。

追加入力欄設定ページで、削除したい追加入力欄の「削除する」をクリックすることで削除が可能です。

追加入力欄を削除すると、削除された欄に入力されていたデータも同時に削除され、復元はできません。データの不整合が起こりやすくなるため、充分注意して操作してください。

不要になった追加入力欄は、追加入力欄設定ページでチェックを外すことにより、非表示にできます。非表示にされた欄に入力されていたデータは削除されず、チェックを入れることで閲覧できるようになります。

→メニューに戻る

「絞り込み」とは何ですか?

メモとお客さま情報を、特定の条件で絞り込み検索することができます。

絞り込んだ特定のお客さまの住所等をcsv形式でダウンロードすることもできますので、年賀状などの郵送時にも便利です。

→メモ一覧のページへ

→お客さま一覧のページへ

→メニューに戻る

ダウンロードしたお客さま・会社情報のcsvデータの文字コードは何ですか?

UTF-8(BOMあり)となっています。

文字コードを変換したい場合はダウンロードしたCSVデータを、お使いになられているエディタの機能にて変換してください。

→メニューに戻る

お客さまの情報をまとめて入力する方法を教えてください。

メニューにある「便利な機能」の「データの読み込み」のページから、お客さま情報のCSVデータによる一括登録が可能です。

同ページからダウンロードできる専用テンプレートをご利用ください。

→データの読み込みのページへ

→メニューに戻る

「連携用メールアドレス」とは何ですか?

特定のメールアドレス宛にメールを送信すると、自動的にオキャックマのメモとして保存します。

メールの宛先に連携用メールアドレスと、オキャックマに保存してあるお客さまのメールアドレスの両方を入れて送信することで、お客さまに送ったメールを自動的にお客さまの情報と関連付けた上でオキャックマに保存することもできます。

→アカウント設定のページへ

→メニューに戻る

プランをアップグレードする方法を教えてください。

上位プランのご利用には、クレジットカードを登録していただく必要があります。

メニューにある「プランと支払い」の「支払い方法」のページにクレジットカード情報を登録していただき、「プラン設定」のページよりご希望のプランをお選びください。

新しいプランは、設定後すぐにご利用いただけます。

有料プランから別の有料プランへの変更(例:スタンダードプランからプレミアムプランへの変更)の場合、次回のお支払い予定日までプラン差額の追加請求は致しません。

→プラン設定のページへ

→メニューに戻る

プランをダウングレードする方法を教えてください。

上位プランから無料プラン、スタンダードプランへご変更いただくには、スタッフの人数とご利用データ容量が制限以内である必要があります。

条件を満たさない場合、プランを変更することはできません。

条件を満たしている場合は、メニューにある「プランと支払い」の「プラン設定」ページよりご希望のプランをお選びください。

新しいプランは、設定後すぐにご利用いただけます。

有料プランから別の有料プランへの変更(例:プレミアムプランからスタンダードプランへの変更)の場合、次回のお支払い予定日までプラン差額の払い戻しは致しません。

→プラン設定のページへ

→メニューに戻る

「アクセス制限」とは何ですか?

より安全にオキャックマをご利用いただくためのオプション機能です。

無料プランでは、ログイン時にメールによる本人認証のみを行います。

上位プランにご変更いただくと、更にIPアドレスによるアクセス制限と、クライアント証明書によるアクセス制限をご利用いただけます。各制限の設定は任意で行えますので、組織内の需要に合わせてご利用ください。

誤ってアクセス制限を行い、指示される手順に沿って操作しても接続できなくなり、組織内での解決が不可能な場合は、info@okyakkuma.com宛にメールにてご相談ください。

→アクセス制限のページへ

→メニューに戻る

組織全体でクライアント認証を有効に設定した時に、証明書をインストールし忘れていたスタッフがいた場合、どうなりますか?

ログインしていた場合は、ページを移動した段階で証明書をダウンロードするページが強制的に表示されますので、インストールと証明書の必須化を行うことで正常にログインできるようになります。

尚、メモやお客さまの情報を記入している途中だった場合は、保存できず最初から書き直しとなってしまいます。クライアント認証機能を有効にすることを事前に通知し、全員が証明書のインストールと必須化を終えていることを確認してから設定を変更することをお勧めします。

ログアウトしている間にクライアント認証が有効になっていた場合や、クライアント認証が有効になった状態で新しいスタッフを招待したときも、ログイン直後に証明書をダウンロードするページが強制的に表示されます。指示に沿ってインストールと証明書の必須化を行うことで正常にログインできるようになります。

→メニューに戻る

登録したクレジットカード情報は安全に管理されますか?

オキャックマでは、ご利用方法がシンプルで安全なクレジットカード決済システム「WebPay」を使用しています。

WebPayはクレジットカード情報取扱業者のセキュリティ基準であるPCI DSSに完全準拠しており、カード情報は安全に取扱、保存されます。

→支払い方法の登録のページへ

→メニューに戻る

普段オキャックマに使用しているノートPC、スマートフォンを紛失してしまいました。不正アクセスを防止したいです。

まずは他の端末からログインし、パスワードを変更されることをお勧めします。

「ホーム」の右上にある「あなたのログイン履歴」のページから「他の全てのブラウザからログアウトする」ボタンを押すことにより、アクセスしている端末以外を強制的にログアウトすることができます。

また、他の管理者に依頼して「ログイン制限」を有効にすることで、紛失した端末を入手した第三者がログイン・情報閲覧・編集をできないように設定することができます。
ログイン制限が有効となった後は、ログイン制限を解除するまで本人もログインできなくなりますのでご注意ください。

更に有料プランにて証明書による本人確認をご利用の場合は、メニューにある「アカウント設定」内の「クライアント証明書」のページにある「現在有効なクライアント証明書」を「無効化する」と、普段ご利用になっている特定の端末とブラウザにインストールされている証明書の効力を失わせることができます。

※クライアント証明書のページでは、他のスタッフのログイン端末についての情報を見ることはできません。

※クライアント証明書を無効化しても、インストールされた証明書自体が削除されるわけではありません。有効期限切れの証明書を削除したい場合は使用ブラウザの設定画面から削除してください。

→ログイン履歴のページへ

→メニューに戻る

「強制ログアウト」とは何ですか?

メニューにある「組織設定」の「スタッフ」のページから管理者だけが操作できる機能のひとつで、特定のスタッフを強制的に一旦ログアウトさせる機能です。

第三者による不正アクセスが疑われる際や、IPアドレスアクセス制限設定を有効にする時など、ログイン中のスタッフがいない状態にしたい時などに使用します。

→メニューに戻る

「ログイン制限を有効にする」とは何ですか?

メニューにある「組織設定」の「スタッフ」のページから管理者だけが操作できる機能のひとつで、特定のスタッフのログイン・情報閲覧・編集をできなくさせる機能です。有効/解除を切り替えることで、オキャックマのパスワードが入ったスマートフォン等の端末を紛失してしまった時などに、一時的に第三者がログインできないように設定することができます。

ログイン制限を有効にすると、全ての端末からのログイン・情報閲覧・編集ができなくなりますのでご注意ください。

→メニューに戻る

「ごみ箱」とは何ですか?

閲覧の必要がなくなった「メモ」や「お客さま」などの情報を一時的に保管しておくページです。

ごみ箱にデータが移動されてから60日が経過すると完全に削除されます。完全に削除されたデータは復元できませんので、誤ってごみ箱に入ってしまったデータはお早めに元に戻してください。

→ごみ箱のページへ

→メニューに戻る

アカウントを削除する方法を教えてください。

「一般スタッフ」はメニューにある「組織設定」の→「スタッフ」のページ下部にある「この組織から脱退する」をクリックしていただくことでアカウントを削除できます。
アカウントを削除すると組織にログインできなくなり、自分ではアカウントを復元することもできませんのでご注意ください。
誤って脱退してしまった場合は、組織内の管理者に連絡し「ログイン時に使用していたメールアドレスを再度招待してもらう」ことでアカウントを復元できます。

一般スタッフが自分でアカウントを削除せずに退職してしまった場合などは、管理者がアカウントを削除することもできます。

「管理者」は自分でアカウントを削除することができません。
他の管理者により「一般スタッフ」に変更してもらった上で、「一般スタッフ」と同じ手順でアカウントを削除してください。
他の管理者がいない場合は、他の一般スタッフに管理者権限を付与した上で、上記の手順を踏んでください。
ただし、組織内のユーザーが1人の場合は、管理者権限を持ったままアカウントを削除することができます。

複数の組織に所属しているユーザーがアカウントを完全に削除するためには、全ての組織で脱退の操作をしていただく必要があります。

→メニューに戻る

今後オキャックマを使うことはないので、全てのデータを削除したいです。

これまでオキャックマをご利用いただき、ありがとうございました。

組織内に2人以上のスタッフがいる場合、アカウントを削除しても、そのアカウントで作成された「お客さま」や「メモ」等のデータがオキャックマから削除されることはありません。

組織内のユーザーが1人の場合、そのアカウントが削除されてから30日間の猶予期間の後、保存されたすべてのデータは完全に削除されます。 完全に削除されたデータの復旧はできません。

猶予期間内に再度ログインすることでアカウントおよび組織を復活できます。

データの即時削除をご希望の場合は、 info@okyakkuma.com までお問い合わせください。

→メニューに戻る

ホーム

ホーム画面

ホームには、スタッフのアクティビティとして『メモ』『お客さま』『会社』などの登録および更新情報や、オキャックマ運営からのお知らせが時系列で表示されます。
表示されたメモやお客さまの詳細ページへのリンクもあるので、直近で登録されたメモなどをすぐに確認できます。

メモする

メモ作成の画面

お客さまとのやりとりを保存するものです。
公開範囲もこのようにメモごとに選ぶことができるので、例えば『経理部だけが閲覧できるようにしたい』『社員だけに共有し、アルバイトには見せたくない』といったメモの運用も可能です。
このページから新しくお客さまの登録もできるので、メモを書いた後にお客さまを登録していないことに気付いて最初からやり直し、といったこともありません。
また、メモをしている途中でも自動的に下書き保存されるので、うっかりブラウザを閉じてしまったり、別のページを開いてしまっても安心です。

メモ

メモ詳細の画面

メモ一覧やお客さまのページから、メモの詳細ページを開くことができます。
メモには、やりとりの内容だけでなく、関連するスタッフやお客さま、タグなどを記録しておくことができ、このように表示されます。

更新履歴一覧

メモなどの更新をすると、このように更新履歴が表示されます。
更新情報については、アクティビティにも表示されますが、こちらでは『このメモを誰がいつ更新したのか』を確認することができます。更新の内容も、履歴から見ることが可能です。

お客さま

お客さま詳細の画面

お客さまの電話番号や住所などの基本情報を登録できます。
そのお客さまに関連したメモが一覧で表示されることにより、過去にどんなやりとりをしたのかを把握することができます。
もちろん、このページから新しくメモを登録することも可能です。
また関係のあるスタッフや他のお客さまも表示されるので、誰と誰が面識があるのかが瞬時にわかります。

カレンダー

カレンダーの画面

カレンダーには、デフォルトでメモが表示されています。
メモだけでなく、追加した項目のうち『日付』と『期間』に該当する項目があれば、それも表示されます。
表示項目の選択ができるので、例えば全てのお客さまの誕生日をカレンダー上に一覧で表示させるということもできます。

スタッフ

スタッフ一覧

スタッフの追加や一覧の確認ができます。
権限の変更もこのページで行うことが出来ます。スタッフの権限には『管理者』と『一般スタッフ』があります。